データフローダイアグラムの使い方(第1話)


データフローダイアグラム(Data Flow Diagram)の話題を結構取り上げてきました。DFDとかデータフロー図ともいいますね。

DFDを使い始めてもう20年以上経ちましたが、いろいろな場面で役に立ってきてくれました。

DFDは一粒で2度も3度もおいしい、とても応用の利く手法です。

時々思い出して、このデータフローダイアグラムの使い方を振り返ってみたいと思います。
まず今日はその第1話。
・・・・・


DFDはいろいろな観点で描かれます。

それはこの手法を使う人がどのような思いで使うかにより色付けされるからです。

業務改革者、業務管理者、システムエンジニア、プログラマー、経営スタッフ・・・

立場や役割により興味や関心が違ったり、普段身についている発想方法が異なるからです。

もちろん、うまい/下手 はあるでしょう。

過去、そんな事に触れたこともありましたね。
    ※ 「システム屋にはDFDが描けない?」

しかしそう言うことと違って、手法の使い手によって色が変わるのです。


色が違っていても、適正にできあがったDFDは、その後でいろいろな加工ができます。

例えば機能分解して、業務の機能が関連している、もしくは目的を同じくする一連の作業の塊に編集した機能指向のDFDに再構成することができます。

また、組織で層別して組織毎のDFDにしたり、コンピュータシステムに着目して各システムというまとまりで再構成した実態指向のDFDに描き直すこともできます。


それだけで、随分見た目の印象も変わります。

目的に合わせて再構成するというのもDFDの活用方法のひとつです。




(続きはまたいつか・・・(^^)/~~~ )






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システム屋にはDFDが描けない?(第3話)


前回はDFD(Data Flow Diagram)の描き方について、ポイントを1つお話ししました。
今日はその続きです。
・・・・・


システム屋(SE)の犯しがちな間違ったDFDの作法の2つ目は、その内容です。

システム屋が作ったDFDを見ると6~7割がシステムのフローなんてこともありがちです。
業務フローが抜け落ちてしまっているのです。ついついフローチャート的に描いていってしまうのですね。

それだったらDFDなんか使わない方がいいのです。



システム屋の犯しがちな間違ったDFDの作法の3つ目は、物事の見方です。

システム屋にとって、高度な論理的な思考と正確なロジックを導き出す几帳面さが重要な資質です。

優秀なシステム屋と呼ばれる人たちは、そういう特殊な能力に長けているのです。

しかし業務を担当している人の多くはゴク普通で、一般的な考え方をしている人たちです。
論理的に矛盾しているような言動が含まれていたり、いい加減な情報の中で業務を遂行している人たちも少なくありません。

そういった人たちから情報を聞き出してDFDを描いていかなければいけないのが当たり前と覚悟していた方がいいのです。

聞き取りの際にあまり理詰め、理屈を前面に出しすぎると事実が隠れてしまうことがあるということを理解していないと、間違ったフローを作り上げてしまうのです。


もちろん出来上がったDFDは論理的な整合性を備えていなければいけません。
しかし、DFD作りに協力してくれている人たちをあまり理詰めで追い込んでいってしまってはいけないのです。



DFDがきちんと描けるようになったらもうその人はタダのシステム屋ではなく、業務分析のスペシャリストつまり「業務アナリスト」に脱皮できたとも言っても過言ではないでしょう。



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システム屋にはDFDが描けない?(第2話)


前回はDFD(Data Flow Diagram)が見直されてきたようだと言うことで、私のDFD作法についてお話ししますねというところまで書きました。
今日はその続きです。
・・・・・

システム屋(SE)の犯しがちな間違ったDFDの作法の1つ目は、そのアプローチです。

トップダウン的にDFDを機能分割しながら作成していく方法を推奨している記事がありました。
システム化技法としてはとても美しいシナリオには見えますが、現実的には途中で挫折してしまうでしょう。
例えば、プロセス間のインターフェース整合性確保が難しくなってしまったりします。

DFDを適用したい場面というのは、現状が把握できていない時点が多いのです。
しかも多くの場合その現状とは、一本道ではない複雑な姿なのです。


DFDに描き表わす事項が全て出揃った状態から描き始めるのであれば、そういうやり方でも描けますが、現実的にはそういうことは少ないのです。


そもそもシステム化が目的の場合、必要な情報が全て集まっている状態であればもうDFDとは違うドキュメントを作った方が余計な期間やコストを掛けずにすんでしまうことだってあります。





(続きはこちらへ・・・)



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システム屋にはDFDが描けない?(第1話)

私のブログの中に、時々DFD(Data Flow Diagram)という言葉が出てきます。
DFDが私が業務改革を行なうときに使っている手法の1つだからです。

今からおよそ30年くらい前に日本にも紹介されてブームとなったDFDですが、あまり役に立たないということで、IDEFなど他の手法が次々と台頭し、あっという間にブームは沈静化してしまいました。
正確には「役に立たない」のではなく、「役に立つ使い方ができなかった」わけなのでしたが。


それがここ数年、このDFDが業務分析の手法として見直されてきたようですね。
良いことだと思います。


ネットで検索するとたくさんの件数が引っかかってきます。
その中で「ハウツー」的な記事も少なからずありますが、また昔の過ちを繰り返してしまいそうな用法も混ざっていて心配されます。

IT畑のSE(システム・エンジニア)が記述した記事の中に往々にして見かけるような気がします。

彼らの多くは、その発想方法がフローチャート的な思考で緻密にできるように訓練されているからでしょうか、知らず知らずのうちにDFDの使い方を難しくしてしまっているようです。


今回はそんな話題を取り上げてみたいと思います。
まぁ、30年近くDFDを使い続けてきている私のこだわりでしょうか。
3つほど挙げてみますね。






(続きはこちらへ・・・)



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可視化泣かせ

業務プロセスを可視化するのにやりにくい業務があります。
例えば人に付いてしまっている特殊業務なんかは、業務プロセスの中にどういう形ではめ込めばいいのだろうと悩ましいのではないでしょうか。

その人の業務だけが周りの業務プロセスから浮いてしまい、何とも座りが悪いドキュメントに終わってしまうのです。


また、営業業務などもやりにくい部類です。
何故かというと、営業の場合は個人プレーが多く、営業員共通の業務プロセスが存在しにくいからです。

しかし先進的な企業では、CRMやSFAと言った営業支援ソフトの活用で、営業の業務改革を図っているところも増えてきました。


(参考)
CRM(IT用語辞典 e-Wordsより)
SFA(IT用語辞典 e-Wordsより)


受注設計製造型の業務プロセスも、上記の営業部門の状況に似ています。

技術担当が営業段階から参画して、その後の設計から製造、据え付けまで担当します。
ISOなどで業務フローが規定されていても、実状では担当者毎にまちまちな手順であることが多いようです。
従って、営業業務と同じように業務プロセスの可視化がやりにくい部類の業務に入ります。


このように、可視化泣かせの業務プロセスというものもあります。
とはいえ、組織が効率的に機能するためには業務が人に付いていたり、人によって業務プロセスがバラバラというのでは困ります。

やりにくさを乗り越えて業務プロセスを可視化しなければ、業務プロセスを進化させることができません。

可視化泣かせの業務であることには違い有りませんが、決して可視化できないわけではありません。


私も受注設計型の業務を可視化したことは何回もありますが、そのうちの何割かの企業では人ごとにバラバラな業務プロセスでした。
(もちろん、ISO対応のためにきちんとした業務フローは定義されていました)
各担当者は自分のやり方しか知らず、それがその企業の一般的なプロセスだと思いこんでいる人も少なからずいました。

そのような状態でしたが、キーパーソンの業務プロセスを中心にサンプリング的に可視化して、それを皆でレビューするなどして乗り越えていきました。

その時に重要だったのは、何パターンも存在した業務プロセスの絞込の方法でした。
他社や他業種での事例や客観的なアドバイスを参考にしないと、社内メンバーだけではなかなかまとまらなかったと思います。


可視化泣かせの業務プロセス。
腕の振るいどころです。





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業務プロセスが可視化されるということは?(第2話)


前回は、業務プロセスがきちんと可視化されていれば、その業務プロセスフローから業務を改善するヒントも見えてくるということをお話ししました。
今日はその続きです。
・・・・・

業務プロセスを可視化する場合、

(1)業務プロセスの構造を可視化する
(2)業務で起きていることを可視化する

という2つの視点があります。


(1)の視点は、業務がどのように行なわれているのかを把握することです。
業務を構成している各作業が4WH(Where,Who,When,What,How)で把握できれば上々です。Whyは無くても普通は障害になりません。
Howは「どのように」だけでなく、「どれくらい(頻度、量など)」も含めて考えて下さい。


(2)の視点は、例えば

「今在庫はいくつあるか?」
「今品物がどこまで運ばれたか?」
「売れ行きはどうか?」

とかいったような運用されている「状態」を把握するということです。
「モニタリング」とも言います。



業務の運用状態を把握して、例えば「在庫過剰!」といったような問題や、そもそも「在庫の状況がよく把握できない!」といったような問題が見つかったときに、業務プロセスに原因が無いかどうかも併せて検証することで有効な対策を発見できる場合が多いのです。


業務プロセスが可視化されるということは、業務プロセスの構造が把握され、業務の運用状況がモニタリングできるようになることです。
だから業務プロセスの管理や改善に役立つのです。




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業務プロセス可視化のコツ(第5話)


前回は、業務プロセスを可視化するコツとして「業務プロセスを上手に聞き出す方法」について4つのポイントをご紹介しました。
今日は4つめのポイントについてお話しします。
・・・・・

業務プロセスを可視化するポイントの4つ目は、対象業務インタビューの順番に影響を受けにくい作業をするということです。

インタビューに応じてくれる方たちは、日々の仕事を持っており、何部門も調べるときにはそのスケジュール調整が大変です。

また、せっかくスケジューリングしても、緊急の用事で聞き取りの順番が変わってしまうことだってあります。

なので、理想のインタビュー順には進められないこともあると覚悟して、対象業務のインタビューは順番に影響されないようにしておかないと、後で聞き取り結果の整合性がとれなくなってしまいます。

そのためには、手法の選択が大事だと思います。
そんな理由もあって、私はDFD(データフローダイアグラム)をベースにしたインタビューを採用しているのです。

また、手法の適不適も大事ですが、経験を多く重ねていろいろな業務を理解できているということも重要です。
インタビューは、複数の部門が関わって構成される一連の業務から、一部の業務を切り出す作業です。
業務全体像がある程度イメージできているかどうかで、インタビューしたその業務への理解が大きく左右されます。


以上が業務プロセスを可視化する時に、上手に聞き出すためのポイントです。
やはり場数を踏んで慣れていくことが重要ですね。





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業務プロセス可視化のコツ(第4話)


前回は、業務プロセスを可視化するコツとして「業務プロセスを上手に聞き出す方法」について4つのポイントをご紹介しました。
今日は3つめのポイントについてお話しします。
・・・・・

業務プロセスを可視化するポイントの3つ目は、概要から詳細までの各粗さでの表現を用意するということです。

可視化された結果は、いろいろな場面での活用ができます。
しかし、その要求される詳細度はまちまちです。

特に、役職によってその関心となる詳細度(または要約度)が大きく異なります。

可視化する作業は、調査する方にも調査に協力する方にもエネルギーの要求される大仕事です。
用途が変わるたびに再調査というのは避けたいものです。

そこで、詳細も概要も記述できるように、表現形式をいくつか用意しておきたくなります。

概要をブロック線図、詳細をフローチャート、その中間の粗さをスイムレーンで描くというのもわかりやす表現です。

サプライチェーン・マネージメント(SCM)の普及に尽力しているサプライチェーン・カウンシルでは、SCORという体系に業務プロセス表記の詳細度を規定しています。

ちなみに、私はDFD(Data Flow Diagram)をよく使います。
DFDなら詳細なレベルから粗いレベルまで同じ表記方法でカバーできるので便利だからです。



ところで、私のブログはまだ始めたばかりで、ほとんど知られていない存在です。
にもかかわらず、たまたまの訪問された方が拍手していっていただけて嬉しいです。
その中で、この「業務プロセスを可視化するコツ」は今のところ一番拍手を頂いていますね。
ありがとうございます。m(_ _)m

私が仕事で行なっている業務の可視化(=業務の見える化)も参考になると思いますので、よろしかったらご覧下さい。



(続きはこちらへ・・・)




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業務プロセス可視化のコツ(第3話)


前回は、業務プロセスを可視化するコツとして「業務プロセスを上手に聞き出す方法」について4つのポイントをご紹介しました。
今日は2つめのポイントについてお話しします。
・・・・・

業務プロセスを可視化するポイントの2つ目は、インタビューに協力してくれた方たちに不安を与えないということです。

業務プロセスについて事実を語ると言うことは、場合によっては恥や欠点をさらすことにもなります。
心が裸にされるような印象を持たれる場合もあります。
だから業務プロセスの実態を教えてくれる人が、不安を感じないように配慮してあげることが重要です。

そのためには、リアルタイムで可視化された事実を共有することが大切なのです。


リアルタイムで記録してその場で事実を共有すれば、インタビューされた人も自分の発言がどのように記録されるのかという不安が解消されます。
気になれば記述の訂正もできます。

このような進め方をすることで、インタビューに応じてくれた業務担当者の皆さんとの信頼感も醸成されるのです。




(続きはこちらへ・・・)




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業務プロセス可視化のコツ(第2話)


前回は、業務プロセスを可視化するコツは、ドキュメント形式と業務を聞き出す方法だというお話をしました。
今日はその続きです。
・・・・・

DFDで業務プロセスを可視化する場合には、業務のこともわからないと難しいものです。

しかし最初はうまく描けなくても、経験を積み重ねることにより、だんだん使えるDFDが描けるようになると思います。場数を踏むことが大切です。


さて、業務プロセスを可視化するコツについての話にまた戻ります。
業務プロセスを可視化するコツとして最も重要なのは、どのように聞き出すかということでした。


その聞き出す要領として重要な業務プロセス可視化のポイントを挙げると、以下の4点が言えると思います。

1.適切なインタビューを行ない、事実を引き出す
2.リアルタイムで記録してその場で事実を共有する
3.概要から詳細までの各粗さでの表現を用意する
4.対象業務インタビューの順番に影響を受けにくい作業をする

これらにもう少し補足してみることにします。

1番目の業務プロセス可視化のポイントについて補足します。


1.適切なインタビューを行ない、事実を引き出す

これができなければ始まりませんが、ここでのこだわりは「インタビュー」です。

「ヒアリング」と称しても構いませんが、実態は「インタビュー」を行なう心構えでいることが重要です。

つまり、何を聞き出すか、どのように聞き出すかを事前に心構えしておくのです。
あくまでイニシアチブはインタビュアーが司り、スムーズな聴取を行ないます。

相手の気の向くままにその場任せに流されてしまっては、限られた時間の中で実りが得られません。


また「事実」であることも重要です。
想像や当てずっぽうな情報は役に立ちません。


滞りなく事実が湧き出てくるような雰囲気作りも重要です。



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業務プロセス可視化のコツ

業務プロセスを可視化する方法は、いろいろあります。
DFD(Data Flow Diagram)、ビジネスデータ・マップ、リッチピクチャ、帳票ディクショナリ、用語集、スイムレーン、・・・など、私も状況に応じていろいろなドキュメント形式を使います。

それは、業務プロセスの中の何を可視化するのかによって、理解しやすいドキュメント形式が異なるからです。

従って、適切なドキュメント形式を選択もしくは組み合わせることが業務プロセス可視化のコツの1つと言えます。

そしてドキュメント形式に増して重要なのが、ドキュメントに収める内容を引き出す方法です。

必要な情報を漏れなく引き出す方法が、最も重要なコツだと言えます。


例えば、私がよく使うのはDFDですが、ベテランとそうでない人ではドキュメントの充実度とわかりやすさが全く違います。

昔あるお客さんとの打合せで、現状業務プロセスの可視化をDFD形式でやると言ったとたん、先方から否定的な意見が返ってきたことがありました。

以前基幹システムの再構築を大手ソフト会社A社に委託したらDFDを使ったのだが、全然理解できない資料だったので途中からスイムレーン形式に変更してもらったというのです。

私はDFDの良さを肌で知っていますから、「そんなことないはずですが・・・」とそのDFDを見せていただくことになりました。

A社SEはヒアリングした結果を持ち帰り、後日DFD形式に書き直して持ってきたということですが、その資料は確かに混沌とした図になっていて、これでは見る気にもなれないのも無理はないようなシロモノでした。


表記がそんな有様なので、業務プロセスへの理解もかなり頼りないものだったろうと想像に難くありませんでした。


きちんと聞き出せていないからSEの理解が足りず、その結果として解りやすいDFDが作れないのです。

DFDは業務を理解している人でないとなかなかうまく描けません。

システムだけに詳しいSEでは適切なDFDは描けないのです。



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業務プロセスが可視化されるということは?

昨今、「業務の見える化」とか「業務プロセスの可視化」が重要だということが当たり前のように言われるようになりました。


しかし、業務プロセスを可視化するということは、一体どういうことなんでしょう?

何が見えればいいのでしょうか?


ただ単に業務処理の順序が書き留められただけでは、あまり価値が感じられないでしょう。
プラスアルファの貴重な情報が一緒に得られなければ、どこの企業も同じような業務フローで描けてしまいます。
その「貴重な情報」とは、目的達成のために有用な情報の事です。


業務プロセスの可視化を行なうのは、業務を改善・改革したり、管理したりするためです。

であれば、改善・改革のポイントや管理したい内容がきちんとわかるようになっていなければ「適正に可視化された状態」とは言えないのではないでしょうか?

業務プロセスがきちんと可視化されていれば、その業務プロセスフローから業務を改善するヒントも見えてくるということです。

そういうドキュメント化がされたときに、業務プロセスの可視化ができたと言えるのです。

短期間で効率よく業務プロセスを可視化することが大切です。




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プロフィール

sugimotom

Author:sugimotom
ようこそ!
職業は業務改革パートナー。余暇は篠笛や和太鼓の響きを楽しんで過ごしています。
そんな私の仕事のこと、趣味のこと、日々感じたことなど 徒然に書き留めています。

私も気が付けば半世紀もの月日を重ねてしまっていました。
飛び去るように過ぎて行く貴重な人生の合間に、ほんの少しだけ立ち止まって、さぁ深呼吸!

大切な今を思いっきり感じましょう。
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