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可視化泣かせ

業務プロセスを可視化するのにやりにくい業務があります。
例えば人に付いてしまっている特殊業務なんかは、業務プロセスの中にどういう形ではめ込めばいいのだろうと悩ましいのではないでしょうか。

その人の業務だけが周りの業務プロセスから浮いてしまい、何とも座りが悪いドキュメントに終わってしまうのです。


また、営業業務などもやりにくい部類です。
何故かというと、営業の場合は個人プレーが多く、営業員共通の業務プロセスが存在しにくいからです。

しかし先進的な企業では、CRMやSFAと言った営業支援ソフトの活用で、営業の業務改革を図っているところも増えてきました。


(参考)
CRM(IT用語辞典 e-Wordsより)
SFA(IT用語辞典 e-Wordsより)


受注設計製造型の業務プロセスも、上記の営業部門の状況に似ています。

技術担当が営業段階から参画して、その後の設計から製造、据え付けまで担当します。
ISOなどで業務フローが規定されていても、実状では担当者毎にまちまちな手順であることが多いようです。
従って、営業業務と同じように業務プロセスの可視化がやりにくい部類の業務に入ります。


このように、可視化泣かせの業務プロセスというものもあります。
とはいえ、組織が効率的に機能するためには業務が人に付いていたり、人によって業務プロセスがバラバラというのでは困ります。

やりにくさを乗り越えて業務プロセスを可視化しなければ、業務プロセスを進化させることができません。

可視化泣かせの業務であることには違い有りませんが、決して可視化できないわけではありません。


私も受注設計型の業務を可視化したことは何回もありますが、そのうちの何割かの企業では人ごとにバラバラな業務プロセスでした。
(もちろん、ISO対応のためにきちんとした業務フローは定義されていました)
各担当者は自分のやり方しか知らず、それがその企業の一般的なプロセスだと思いこんでいる人も少なからずいました。

そのような状態でしたが、キーパーソンの業務プロセスを中心にサンプリング的に可視化して、それを皆でレビューするなどして乗り越えていきました。

その時に重要だったのは、何パターンも存在した業務プロセスの絞込の方法でした。
他社や他業種での事例や客観的なアドバイスを参考にしないと、社内メンバーだけではなかなかまとまらなかったと思います。


可視化泣かせの業務プロセス。
腕の振るいどころです。





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Author:sugimotom
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職業は業務改革パートナー。余暇は篠笛や和太鼓の響きを楽しんで過ごしています。
そんな私の仕事のこと、趣味のこと、日々感じたことなど 徒然に書き留めています。

私も気が付けば半世紀もの月日を重ねてしまっていました。
飛び去るように過ぎて行く貴重な人生の合間に、ほんの少しだけ立ち止まって、さぁ深呼吸!

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