業務プロセス可視化のコツ(第2話)


前回は、業務プロセスを可視化するコツは、ドキュメント形式と業務を聞き出す方法だというお話をしました。
今日はその続きです。
・・・・・

DFDで業務プロセスを可視化する場合には、業務のこともわからないと難しいものです。

しかし最初はうまく描けなくても、経験を積み重ねることにより、だんだん使えるDFDが描けるようになると思います。場数を踏むことが大切です。


さて、業務プロセスを可視化するコツについての話にまた戻ります。
業務プロセスを可視化するコツとして最も重要なのは、どのように聞き出すかということでした。


その聞き出す要領として重要な業務プロセス可視化のポイントを挙げると、以下の4点が言えると思います。

1.適切なインタビューを行ない、事実を引き出す
2.リアルタイムで記録してその場で事実を共有する
3.概要から詳細までの各粗さでの表現を用意する
4.対象業務インタビューの順番に影響を受けにくい作業をする

これらにもう少し補足してみることにします。

1番目の業務プロセス可視化のポイントについて補足します。


1.適切なインタビューを行ない、事実を引き出す

これができなければ始まりませんが、ここでのこだわりは「インタビュー」です。

「ヒアリング」と称しても構いませんが、実態は「インタビュー」を行なう心構えでいることが重要です。

つまり、何を聞き出すか、どのように聞き出すかを事前に心構えしておくのです。
あくまでイニシアチブはインタビュアーが司り、スムーズな聴取を行ないます。

相手の気の向くままにその場任せに流されてしまっては、限られた時間の中で実りが得られません。


また「事実」であることも重要です。
想像や当てずっぽうな情報は役に立ちません。


滞りなく事実が湧き出てくるような雰囲気作りも重要です。



(続きはこちらへ・・・)




              <Time Slip>
              ☞ 第1話 

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Author:sugimotom
ようこそ!
職業は業務改革パートナー。余暇は篠笛や和太鼓の響きを楽しんで過ごしています。
そんな私の仕事のこと、趣味のこと、日々感じたことなど 徒然に書き留めています。

私も気が付けば半世紀もの月日を重ねてしまっていました。
飛び去るように過ぎて行く貴重な人生の合間に、ほんの少しだけ立ち止まって、さぁ深呼吸!

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